マネージド・プリント・サービス
マネージド・プリント・サービス : 賢く「印刷量を減らしてコストを削減」する方法
多くの会社にとって、プリンターは「空気のような存在」。普段は気にせず使えますが、紙詰まりやトナー切れが起きた瞬間に、大きな手間とストレスを生みます。さらに、印刷コストの増加やセキュリティ面の不安も見逃せません。
次のような課題に心当たりはありませんか？
- 印刷用のトナーや用紙などにコストがかかりすぎている
- プリンターの不具合に毎回社員が対応している
- 機密情報を安全に印刷できる環境を整えたい
- 無駄を減らし、コストと時間を同時に削減したい
これらの課題を解決できるのが マネージド・プリント・サービス（MPS）。企業の印刷環境を効率化し、コストダウンとセキュリティ強化を両立する次世代のサービスです。
マネージド・プリント・サービス（MPS）とは？
マネージド・プリント・サービス（MPS）とは、印刷環境のコストを削減し、生産性を高めることを目的としたサービスです。外部の専門会社（＝MPSプロバイダー）が御社のプリンター環境を管理し、最適化を行います。
「トナーの補充」や「紙詰まりなどのエラー対応」といった手間を自社で抱える必要はありません。MPSプロバイダーに任せることで、社員は面倒なプリンター管理から解放され、本来の業務に集中できるようになります。まさに、“賢く印刷環境をコントロールする方法” です。
MPSによる印刷環境の「可視化」と「分析」
マネージド・プリント・サービスの第一歩は、御社の印刷環境を「見える化」して分析することから始まります。たとえば：
- どのくらいのページ数を印刷しているのか
- どのくらいスキャンしているのか
- よく使われる用紙サイズは何か
- トナーの使用状況や交換タイミング
- その他、業務効率に関わる重要なデータ
こうしたデータを可視化することで、表面化している問題だけでなく、隠れた無駄やリスクも明らかになります。結果として、印刷コストの削減、セキュリティ強化、業務効率の改善につながるのです
印刷環境におけるMPSソリューション
マネージド・プリント・サービス（MPS）は、単に「印刷環境を可視化・分析する」だけではありません。
MPSプロバイダーは、印刷コスト削減、生産性向上、業務効率化、そしてセキュリティ強化のために、さまざまなソリューションを提供します。
1. 効率的な監視とメンテナンス
MPSは、印刷機器の状態をリモートで監視し、異常が発生した際には自動アラートで管理者に通知します。
これにより、業務停止を引き起こす前に問題を特定することが可能になります。さらに、技術者を派遣する前にリモート診断を行うことで、不要な出張コストの削減や復旧スピードの向上につながります。
KPAXやCOSY Smart Dashboardは、メーカーやモデルを問わず、すべてのプリンターをリアルタイムで監視できるサービスです。シンプルで分かりやすいインターフェースのおかげで、技術に詳しくない人でもプリンターの状況をすぐに理解できます。
2. 印刷環境の最適化とコスト効率
分析結果に基づき、余分に設置されているプリンターや利用頻度の低いデバイスを整理します。さらに、最適なプリンター・スキャナー・複合機（MFD）の組み合わせを提案し、必要最小限の台数で運用できるようにします。
この最適化により、導入費用・保守費用・電気代・設置スペースなど、デバイス管理にかかるあらゆるコストを削減できます。
リコーのMPSでは、印刷環境を徹底的に分析し、詳細なレポートを作成します。その結果、ムダを省き、コストを最適化したスマートな印刷環境を実現できます。
3. セキュア印刷環境
最新のMPSソリューションには、セキュリティ機能も組み込まれています。
たとえば、
- セキュアプリントリリース（Secure Print Release）
- 暗号化印刷（Encrypted Printing）
といった機能により、放置された印刷物を防止し、社内の情報セキュリティを強化します。
PaperCutは、認証印刷やBYOD印刷、コスト管理に加え、クラウド・オンプレミスのどちらでも利用できるプリントサーバー機能を提供。メーカーを問わず幅広いプリンターに対応しているのが特長です。
5. カーボンフットプリント削減
直接的に業務に影響するわけではありませんが、環境配慮は近年多くの企業が重視するテーマです。MPSは、用紙使用量やエネルギー消費量、廃棄物の削減に貢献します。
たとえば、
- ペーパーワークフローの自動化・最適化
- 使用済み紙の再利用や植林活動への還元サービス
などを通じて、企業の持続可能性（サステナビリティ）目標の達成をサポートします。
Umangoは、業務のワークフローを効率化し、自動化を加速させるツールです。さらにPaperCutやCOSY Smart Dashboardでは、印刷環境と植林プロジェクトをつなぐサステナブルな取り組みも可能になります。
社内のプリンター管理は、決して難しいものではありません。適切なマネージド・プリント・サービスを導入することで、管理コストを削減し、セキュリティを強化しながら業務効率を高めることができます。
マネージド・プリント・サービスが御社をどのように変革できるか、ご興味はありませんか？ ぜひ[こちらからお問い合わせ]ください。
